22. Jun 2017   Business Recht Tech

So läuft die digitale Unternehmensgründung beim Notar ab

Michael Umfahrer, Ludwig Bittner ©Richard Tanzer

Wien. Die digitale GmbH-Gründung mit dem Notar soll kommen – und das ist nur der Anfang: Der Berufsstand hat seinen eigenen Fahrplan in die digitale Zukunft festgeschrieben, mit neuen Werkzeugen wie der Video-Identifizierung von Klienten. Die Qualität soll dadurch nicht sinken – und auch nicht der Umsatz, wie es heißt.

Zeitgleich mit den Feierlichkeiten zum 40-Jahr-Jubiläum der Österreichischen Notariatskammer (ÖNK) und dem 30-Jahr-Jubiläum der Österreichischen Notariatsakademie (NotAk) starten die Notare ein Pilotprojekt: die „digitale GmbH-Gründung mit dem Notar“.

„Bei Geschäfts- und Dienstleistungsmodellen wird auf Grund der neuen technologischen Möglichkeiten kein Stein auf dem anderen bleiben“, so Ludwig Bittner, Präsident der ÖNK, „daher beschäftigen sich die Notarinnen und Notare als aktive Partner der Wirtschaft intensiv mit Modellen, wie diese technologischen Möglichkeiten – für und gemeinsam mit unseren Klienten – bestmöglich genutzt werden können.“

Gründung braucht – im Regefall – durchaus Beratung

Das Pilot-Projekt „Digitale GmbH-Gründung mit dem Notar“, das im Sommer 2017 in 16 Pilot-Kanzleien in die Testphase gehen wird, sei nun ein weiterer Schritt auf diesem Weg und für Bittner eine „logische Weiterentwicklung unserer bereits gelebten Arbeitspraxis eines digitalen Workflows mit der Justiz“.

Die 514 österreichischen Notare wollen damit aber auch auf die ab 1. Jänner 2018 mögliche vereinfachte Gründung einer Ein-Personen-Gesellschaft (ein Gesellschafter, der eine natürliche Person und Geschäftsführer ist) reagieren: Diese Gründung ist über das Unternehmer-Serviceportal (USP) der Republik möglich – ohne notarielle Beiziehung.

„Wir begrüßen Maßnahmen zur Verwaltungsvereinfachung“, betont Bittner, „allerdings glauben wir, dass durch den Verzicht auf Beratung den zukünftigen Unternehmern – bei aller Euphorie über die technologischen Möglichkeiten – kein Gefallen getan wird.“ Aus jahrzehntelanger Praxiserfahrung habe sich gezeigt, dass nur in Ausnahmefällen die Regelungen einer minimalen Mustersatzung ausreichend sind. „Digitale Anwendungen wie cyberDOC zur Archivierung kommen selbstverständlich auch in den österreichischen Notariaten zum Einsatz. Es geht uns beim Thema Digitalisierung nicht um ein Entweder – Oder, sondern um eine sinnvolle Kombination.“

Wie es kürzlich vor Journalisten hieß, sehen die Notare die Lösung über das USP nicht als sehr kosteneffektiv an; sie sei im Gegenteil aufwändig in der Programmierung. Umsatzeinbußen erwarte man durch die neue Möglichkeit der Gründung ohne Notar nicht, sie bleibe wohl ein Nischenmodell. Auch die eigenen Vorstöße zur Digitalisierung der Unternehmensgründung sollen nicht in Umsatzeinbußen münden, wird erwartet.

Der Mensch hilft bei der Firmengründung

„Unser Anliegen ist ein sorgenfreies Rechtsleben des Neu-Unternehmens, wofür die Qualität der Beratung im Zuge der Gründung entscheidend ist. Und die kann nur über höchstqualifizierte, erfahrene, ‚menschliche‘ Partner für jedes Unternehmen maßgeschneidert gewährleistet werden“, erläutert der ÖNK-Präsident.

Gerade bei Gründern sei der Beratungsbedarf weitaus höher als gemeinhin angenommen wird. „Mit einem Standard-Gesellschaftsvertrag ist man da sehr schnell an den Grenzen“, meint Michael Umfahrer, Leiter des ÖNK-Fachausschusses für Unternehmensrecht und als Notar fachlich spezialisiert auf Unternehmens- und Gesellschaftsrecht.

Die Palette der zu klärenden Fragen beginnt damit, ob eine Einzelperson überhaupt eine GmbH als Rechtsform für ihre Geschäftszwecke braucht, setzt sich mit dem Unternehmensnamen, dem Wirtschaftsjahr, etc. fort und endet mit der Regelung der Liquidation einer Gesellschaft.

Bei einer Mehr-Personen-Gesellschaft gelte es erst recht noch mehr zu beachten, „in einer internen Umfrage bei den österreichischen Notariaten führt das sehr komplexe Thema „Übertragung von Gesellschaftsanteilen“ die Liste der meist gefragten Beratungsthemen an“, so Umfahrer.

Rund um die Gründung eines Unternehmens gibt es sehr viel zu bedenken, daher umfasse die Beratung durch den Notar auch zusammenhängende Rechtsgebiete wie Gewerbe-, Steuer-, Familien-, Erb- und Immobilienrecht. „Um unseren Klienten ein optimales Service bieten zu können, arbeiten wir beispielsweise auch eng mit den Steuerberatern zusammen“, so Bittner.

Unparteilichkeit des Notars ist gefragt

Im Vorfeld des Pilot-Projekts wurden zur Bedarfserhebung bei Start-ups mit jungen Gründern im Science Park Graz, einem Gründerzentrum für Start-ups, Interviews geführt. Aus diesen geht laut Meinung der Notare der Beratungsbedarf ebenso klar hervor: Vor allem verlässliche Informationen und Checklisten für die Gründung (von rechtlichen über gewerbe- und finanzrechtliche Themen bis hin zu Fördermöglichkeiten) seien gefragt.

Die Gründer sind zwar gewöhnt, die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nützen – doch wer die genaue Frage nicht kennt, der weiß auch nicht welche Antwort richtig ist, so die Notare.

Neben der Beratung stoße vor allem die Unparteilichkeit des Notars bei der Beratung und Erarbeitung des Gesellschaftsvertrages auf Interesse, da bei den meisten Start-ups der Einstieg weiterer Partner, vor allem Financiers, gleich mitbedacht werden muss.

„Proof of Concept“-Phase ab Sommer

In der ab Sommer laufenden Testphase des Systems der Notare werde überprüft, ob die gewählten technischen Systeme und Prozesse für den Ablauf in den Notariaten geeignet sind und wie „analoge“ Dienstleistungen wie z.B. die Face-to-face-Identifizierung, persönliche Beratungstermine, etc. in den digitalen Ablauf integriert werden können.

Parallel dazu sollen die legistischen Anforderungen erarbeitet, die eine digitale GmbH-Gründung beim Notar rechtlich erst ermöglichen werden. „Wir werden unsere Vorschläge für eine Anpassung der gesetzlichen Bestimmungen an das Bundesministerium für Justiz und das Parlament herantragen. Wir können auch digital, man muss uns nur lassen“, so Bittner.

Er hofft auf eine rasche Anpassung der Gesetzeslage, denn immerhin gibt es ein Vorbild, die neuen Möglichkeiten der Banken. Die digitale GmbH-Gründung basiert auf der Überprüfung der Identität einer Person über das seit 1. Jänner 2017 für Banken zugelassene Videoident-Verfahren.

„Wir gehen hier im Sinne höchstmöglicher Sicherheit aber noch einen Schritt weiter und ergänzen das um die bei uns bereits jetzt üblichen weiterführenden Prüfungen „political exposed person“, Geldwäsche, wirtschaftlicher Zweck und Eigentümer“, so Umfahrer. Dadurch sei die Identifikation im Notariat qualitätsvoller und sicherer als vergleichbare Online-Identifikationen.

Der Ablauf im Detail

Die künftige digitale Gründung ist von den Notaren als Alternative, nicht Ersatz der Gründung in der Kanzlei vorgesehen. Es kann auch Mischformen geben – wenn z.B. einer der Gründer nicht persönlich anwesend sein kann.

Und so soll die digitale Gründung ablaufen:

  1. Die handelnden Personen werden durch Videoident-Verfahren identifiziert und durchlaufen eine Art Fit-and-Proper-Test.
  2. Ein gesicherter Datenraum wird eingerichtet, auf den nur Notar und Gründer Zugriff haben (zur Erarbeitung des Gesellschaftsvertrages, zum Austausch von Informationen, etc.)
  3. Jeder einzelne Arbeitsschritt bzw. Zugang zu diesem Datenraum wird protokolliert, das Protokoll ist nur vom Notar einsehbar. Die Gründer müssen sich für jeden Zugriff elektronisch  identifizieren.
  4. Die notwendige Beratung – die Notare sehen sie als „das Kernelement in diesem digitalen Workflow“ – erfolgt über Videokonferenz-Systeme. Diese kommen auch zum Einsatz, wenn schlussendlich Einigkeit über den Gesellschaftsvertrag besteht.
  5. Die Rechtsbelehrung aller Gesellschafter erfolgt gleichzeitig über Videokonferenz, in einem eingeblendeten Secure Viewer wird der Gesellschaftsvertrag von jedem einzelnen Gründer per Handy-Signatur unterzeichnet, während der Notar die Gründer am Bildschirm sieht.
  6. Der unterschriebene Notariatsakt mit Unterschriftenproben-Blatt inkl. Handy-Signatur und Bank-Bestätigung wird wie bisher via ERV an das Firmenbuch übermittelt.
  7. Der Eintragungsbeschluss und der Firmenbuchauszug werden dann im Datenraum hinterlegt und können von den Gründern dort „abgeholt“ werden.
  8. Der unterfertigte Gesellschaftsvertrag soll wie bisher in cyberDOC archiviert werden, zusätzlich werden alle Daten aus dem Datenraum (vom Notar digital signiert, in komprimierter, verschlüsselter Form) in cyberDOC zur Beweissicherung abgelegt.
  9. Dann wird der Datenraum „geschlossen“ und nicht wieder herstellbar gelöscht.

Gesetzlicher Anpassungsbedarf

Damit diese innovative Lösung für Gründer in den österreichischen Notariaten breit „on air“ gehen kann, bedarf es einiger Anpassungen in der Gesetzgebung, so die Notare: So müsste ihnen die Online-Identifikation mittels Videoident-Verfahren und der Erlass entsprechender Richtlinien in der Notariatsordnung ermöglicht werden.

Weiters bedarf es der Zulassung eines amtlichen elektronischen Ausweises zur Identifikation und von Videokonferenzen als zusätzliche Möglichkeit der Beratung und zur Leistung von Unterschriften im Rahmen der Beurkundung. Letzteres könnte an die Bestimmungen des Aktiengesetzes zur Satelliten-Hauptversammlung unter Aufrechterhaltung des „unitas actus“ entsprechend den Möglichkeiten moderner Kommunikationstechnologien angelehnt werden, heißt es.

„Mit dieser Kombination aus persönlicher individueller Beratung und einer vereinfachten, schnelleren Abwicklung über digitale Technologien unter Gewährleistung gewohnt hoher Sicherheitsstandards vereinen wir für Unternehmensgründer das Beste aus beiden Welten. Und entsprechen damit auch den Intentionen der EU-Kommission hinsichtlich der Digitalisierung im Gesellschaftsrecht“, nennt ÖNK-Präsident Ludwig Bittner die Zielsetzungen des Pilot-Projekts.

Österreichs Notare sehen sich dabei als führend an: Wo es vergleichbare Rechtssysteme mit einem Firmenbuch ähnlich dem österreichischen gibt – etwa in Deutschland – haben vergleichbare Projekte bisher erst die Diskussionsphase erreicht, während die Österreicher nun in den Testbetrieb gehen, heißt es.

Übrigens ist die digitale Unternehmensgründung nicht das Ende des Fahrplans der Notare in die IT-Zukunft: Bittner kann sich durchaus vorstellen, dass das Videoident-Verfahren – wenn es die Notare erst einmal auch gesetzlich einsetzen dürfen – auch für andere Rechtsakte herangezogen wird, zum Beispiel bei Vorsorgevollmachten.

Dagegen basiert das österreichische Grundbuch sehr auf dem Prinzip des Originals – und das ist nun einmal in der digitalen Welt sehr schwierig herzustellen bzw. abzusichern, so die Notare.

Ein Wunsch an die Zukunft: Einheitlicher dlektronischer Rechtsverkehr

A propos zukünftige Möglichkeiten: Als der Gesetzgeber seine Möglichkeit der Firmengründung per USP-Portal schuf, da lautete das Argument nicht zuletzt, dass dadurch für Start-ups eine Möglichkeit des raschen und kosteneffektiven Gründens geschaffen werde.

Doch die Notare sehen diese Möglichkeit kaum. Sie glauben nicht, dass die neue Welt der digitalen Firmengründung an dieser Stelle zu großen Spareffekten führen kann – und erwarten auch, wie es bei der Pressekonferenz zur Vorstellung des Systems hieß, keine großen Umsatzrückgänge im Notariat. Denn die nötige Qualität erfordere nun einmal Beratung – ob von Angesicht zu Angesicht oder virtuell.

Wirklich sparen und die Abläufe beschleunigen könne der Gesetzgeber dagegen an anderer Stelle, so Bittner: Wenn er endlich ein einheitliches System des elektronischen Rechtsverkehrs einführen würde.

Denn derzeit gebe es zwar eine Reihe guter Systeme, mit denen Notare, Amtsparteien, Behörden usw. kommunizieren können – aber jede Landesregierung, jedes Landes-Verwaltungsgericht, jedes Höchstgericht setze ein anderes ein. Und bei den Übergängen werde teilweise sogar noch händisch von einem ins andere System übertragen.

Link: Notare

 

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