Gastbeitrag: Was intelligente Prozessautomatisierung bringt

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Digitalisierung. Methoden und Vorteile von Intelligenter Prozessautomatisierung (IPA) schildert BRZ-Spezialist Wolfgang Klinger, Teilnehmer des „Expertenforums Prozessautomatisierung“, in seinem Gastbeitrag.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) ist ein mächtiges Instrument, um die digitale Transformation von Unternehmen und Behörden voranzutreiben. Unter IPA verstehen wir eine Menge von Technologien und Methoden, mit denen Abläufe und Organisationen effizienter gestaltet werden können. Das umfasst die Automatisierung von regelbasierten Abläufen mittels Robotic Process Automation (RPA), die Einbindung von Intelligenten digitalen Assistenten (IDA) für natürlichsprachliche Recherchen und Kommunikation mit Kundinnen und Kunden und ebenso den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bei der Analyse großer Datenmengen und der Unterstützung bei der Entscheidungsfindung in komplexen Situationen.

Intelligente Prozess Automatisierung (IPA) wird in der Industrie und im Finanzdienstleistungssektor bereits intensiv genutzt, beispielsweise in den Bereichen Finanz, Controlling und HR. Hier können Prozesse und Arbeitsabläufe stark verschlankt und damit viel kostengünstiger gestaltet werden. Durch eine Verknüpfung mit Künstlicher Intelligenz (KI) und Datenanalysen können Zusammenhänge in einer Form erkannt werden, wie es früher nicht möglich war.

Auch die öffentliche Verwaltung erkennt zunehmend die Vorteile von IPA. Gerade vor dem Hintergrund von Krisensituationen oder der Pensionierungswelle in den kommenden Jahren müssen neue Wege und Lösungen für eine effiziente und agile Verwaltung gefunden werden. In den nächsten 10 Jahren kommt es zu einem Abgang von 40% der Mitarbeiter/innen, wobei nur jede dritte Stelle nachbesetzt werden wird. Das stellt die öffentliche Verwaltung vor mehrere Herausforderungen: Zum einen müssen Abläufe verschlankt und effizienter gestaltet werden: Mit weniger Personal muss das gleiche Arbeitsvolumen erledigt werden. Zum anderen muss das Wissen der Expertinnen und Experten explizit gemacht werden, damit zukünftige Mitarbeiter/innen auf dieses Wissen zugreifen können. Hinzu kommt, dass es aufgrund gesetzlicher/regulatorischer Anforderungen notwendig werden wird, dass Bürger/innen und Unternehmen digital mit Behörden kommunizieren. Gleichzeitig steigen zunehmend die Anforderungen der Bürger/innen und Unternehmen hinsichtlich kurzer Antwort- und Durchlaufzeiten sowie sehr hoher Qualität der Ergebnisse.

Robotic Process Automation

Die einfachste Art der Prozessautomatisierung ist RPA. Diese Technologie ist weit fortgeschritten und in vielen Branchen erfolgreich im Einsatz. Mit RPA können strukturierte, standardisierte, regelbasierte Arbeitsschritte automatisiert werden. Beispiele dafür sind das Übertragen von Daten aus einem System in ein anderes oder das Erstellen von standardisierten Berichten. Software-Roboter übernehmen dabei die Arbeit von menschlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, indem sie die Systeme wie menschliche User bedienen. Internationale Erfahrungen zeigen, dass mittels RPA die Durchlaufzeit von Prozessen im Schnitt um etwa 90% verkürzt werden kann.

Intelligente Digitale Assistenten (IDA) als persönliche Helfer im Alltag ermöglichen Kommunikation und Abfragen (Recherchen) in natürlicher Sprache, indem sie Sprache erkennen, analysieren, semantisch interpretieren und verarbeiten. Ergebnisse werden ebenso in natürlicher Sprache ausgegeben. Die bekanntesten Beispiele dafür sind Chatbots. Ein IDA kann selbst wieder einen Prozess starten.

Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz können Roboter mit „intelligentem“ Verhalten ausgestattet werden, sie können in einer komplexen Welt mit komplexen Aufgabestellungen umgehen, Entscheidungen treffen bzw. vorbereiten und aus ihrem bisherigem Verhalten lernen. Mit KI können komplexe Zusammenhänge schnell durchleuchtet oder auch Widersprüche erkannt werden. KI kann dabei auf eine sehr große Wissensbasis zugreifen, wodurch der Entscheidungsraum deutlich erweitert wird.

Der größte Nutzeneffekt wird bei der Integration der sich ergänzenden Komponenten erzielt: IDAs werden an der Schnittstelle zu Kundinnen und Kunden eingesetzt, Roboter führen standardisierte Aufgaben aus, KI analysiert Daten, erkennt Zusammenhänge und leitet Handlungsempfehlungen ab.

Das Zusammenspiel wird an folgendem Beispielprozess dargestellt:

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Schlussfolgerung

Intelligente Prozessautomatisierung umfasst in vielen Bereichen gut entwickelte Technologien und ist in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. IPA wird sich noch weiter entwickeln und in Zukunft zunehmend komplexere Aufgaben noch besser erledigen. Durch den verantwortungsvollen Umgang mit diesen neuen Technologien können die Ängste von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass Roboter ihre Arbeitsplätze einnehmen könnten oder nicht nachvollziehbare Entscheidungen treffen, beseitigt werden. Durch die geschickte Integration von IPA in die Arbeitswelt können die Vorteile beider Kräfte genutzt werden: Menschen können sich mehr auf menschliche Fähigkeiten wie Sozialkompetenz, Führungsqualität, Teamwork und Kreativität fokussieren. Roboter und KI können 24 Stunden arbeiten, Massen an Daten in kürzester Zeit analysieren und somit auch neue Sichtweisen schaffen.

Wie diese Veränderung im Personal- Finanz- und Rechnungswesen vonstattengehen kann, welche technischen Voraussetzungen es braucht, und welche digitalen Skills notwendig sind, zeigt das erste Expertenforum Prozessautomatisierung am 12. Oktober in Wien. Die Expertinnen und Experten vor Ort beantworten die brennendsten Fragen und stellen anhand von Praxisbeispielen die Do´s and Don´ts für eine optimale Prozessautomatisierung vor.

Der Autor

Mag. Wolfgang Klinger ist Spezialist für Digital Government & Innovation bei der Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ). Mehr zum Thema gibt es mit Klinger beim „Expertenforum Prozessautomatisierung“ des Linde Verlags am 12. Oktober 2020 in Wien.

 

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