13. Okt 2020   Business Steuer Tipps

Was tun, wenn der Firmenchef ausfällt? Ein Notfallplan hilft

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Management. Eigentümer oder Geschäftsführer sind in kleinen Unternehmen der Dreh- und Angelpunkt. Fallen sie plötzlich aus, gibt es Probleme. Ein Notfallplan kann helfen, diese Situation zu meistern.

Die Covid-19 hat deutlich gezeigt: Das Virus kann trotz aller Vorsichtsmaßnahmen jeden treffen. Erkrankt der Geschäftsführer eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens, führt dies oft zu hohen finanziellen Einbußen bis hin zum Mitarbeiterabbau.

„Neun von zehn österreichischen Unternehmen sind solche KMU“, sagt Stefan Szauer, Geschäftsführer der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei Mazars Austria: „Egal ob Akquise, Personalia oder Kundenkontakt – die Chefs haben in solchen Betrieben eine zentrale Position in allen Belangen. Sie sind für vieles zuständig und wissen viel, aber oft ist ihre Arbeit nicht dokumentiert. Das kann ein Unternehmen im Ernstfall in Turbulenzen bringen.“

Fünf Tipps für den Notfall im Unternehmen

Mazars hat nun fünf konkrete Tipps gesammelt, um die Geschäftskontinuität von KMU im Notfall zu sichern.

1. Organisation anpassen

In vielen Unternehmen ist der Chef oder Eigentümer die zentrale Person, die viele Bereiche abdeckt. Das Ziel sollte jedoch sein, sich ersetzbar zu machen. Das heißt, die Prozesse müssen auch ohne ihn funktionieren. Eine zweite Ebene sorgt im Ernstfall dafür, dass es keine Probleme und keine Unterbrechung gibt. Daher ist es wichtig, dass der Eigentümer das Unternehmen organisatorisch und personell gut aufstellt.

2. Digitalisierung als wichtiger Faktor

Die Quarantäne zwingt den Geschäftsführer oder Eigentümer, von zuhause aus zu arbeiten. Dies gelinge nur, wenn die Prozesse im Unternehmen digital laufen. Dazu sind alle Unterlagen und Dokumente einzuscannen und digital zu verarbeiten. Zudem müsse Chef jederzeit von außen auf die IT-Systeme zugreifen können. Allerdings ist hier auf eine entsprechende Absicherung gegen Hacker zu achten. Die Digitalisierung ist sowohl für große Konzerne als auch für einen kleinen, regionalen Betrieb wichtig.

3. Wer hat im Ernstfall das Sagen?

Wenn der Geschäftsführer oder Firmenchef ausfällt, muss der Betrieb weiter funktionieren. Daher muss der Eigentümer oder Geschäftsführer rechtzeitig festlegen, wer im Ernstfall operative Entscheidungen treffen kann. Das kann ein zweiter Geschäftsführer oder ein Prokurist sein.

Hier sei es wichtig, präzise festzulegen: Wer darf welche Entscheidungen alleine und in welchem Ausmaß treffen? Wobei man nicht vergessen darf, diese Personen bei der Bank zu legitimieren und Geschäftspartnern vorzustellen. Sonst bleiben wichtige Rechnungen liegen, erhalten die Mitarbeiter keine Gehälter und Löhne nicht. Oder Aufträge verzögern sich.

4. Wesentliche Informationen

Gerade bei kleineren Unternehmen dokumentiert der Eigentümer meist seine Arbeit nicht. Daher weiß niemand, welche Aufträge anstehen. Aber auch Personalfragen bleiben ungelöst. Daher sollten regelmäßige Besprechungen (auch über Videokonferenz) für einen gleichen Wissensstand sorgen. So können Vertreter oder Bevollmächtigte rasch anknüpfen und weiterarbeiten. Fällt der Geschäftsführer oder Eigentümer etwa wegen Corona plötzlich aus, sollten auch die Kunden informiert werden.

5. Testen Sie den Notfallplan

Der Notfallplan sollte nicht gleich in der Schublade landen: Denn nur in der Praxis zeigt sich, ob die darin vorgesehenen Vertretungen und Prozesse funktionieren. So ist etwa ein längerer Urlaub des Chefs eine gute Möglichkeit, den Notfallplan zu testen. Nur bei größeren Problemen sollte der Eigentümer oder Geschäftsführer entsprechend eingreifen und den Plan anschließend ändern, empfiehlt Mazars.

 

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