22. Jul 2022   Business Finanz Recht Steuer Tools

„Bargeldlos, digital – und bald hoffentlich automatisch“

Eilika Regenbrecht ©Pleo

Gastbeitrag. Das Rechnungswesen in Österreich nimmt Eilika Regenbrecht, Commercial Manager Market Expansion & Austria Lead bei Pleo, unter die Lupe: Sie plädiert dafür, nicht nur die Bezahlung zu digitalisieren – sondern auch die Finanzbuchhaltung zu automatisieren.

Österreichs Unternehmen nutzen kaum noch Bargeld. Vielmehr hat sich die Nutzung von Debitkarten als etabliertes Zahlungsmittel im Arbeitsalltag durchgesetzt. Die Vorteile – kontaktloses Bezahlen über NFC-Technologie, Abhebungsfunktionen an Automaten, unkomplizierte Verwendung im E-Commerce, weltweite Akzeptanz – liegen hier auf der Hand.

Die Adaption digitaler Bezahlmethoden in Unternehmen ist der Grundstein für den Umstieg auf ein ebenfalls digitales, papierloses Buchhaltungs- und Rechnungswesen. Und dafür entschieden sich bis dato immerhin bereits über 50 Prozent der österreichischen Unternehmen (KPMG).

Den Unternehmen in Österreich kommt dabei zu Gute, dass die Mitarbeiter*innen der heimischen Wirtschaft diesen Transformationsprozess bereitwillig unterstützen: Die Akzeptanz (79 Prozent) und Relevanz (71 Prozent) von Digitalisierungsprojekten ist im Rechnungswesen gestiegen. Auch die Beteiligung der Mitarbeitenden an Digitalisierungsinitiativen kann sich mit 72 Prozent sehen lassen. Kein Wunder, dass jedes zweite Unternehmen einer KPMG-Umfrage angab, im Laufe der digitalen Umstellung die Innovationskraft im Rechnungswesen gesteigert zu haben.

Österreichs Vorsprung im digitalen Rechnungswesen

Damit hat sich Österreich einen klaren, digitalen Vorteil erarbeitet. Denn in vielen anderen Ländern gestaltet sich der Umstieg deutlich schwieriger. Beispiel Deutschland: Selbstverständlich werden auch hier in Unternehmen Rechnungswesen wie Buchhaltung zunehmend digitalisiert. Das volle Digitalisierungspotential schöpfen Unternehmen dabei jedoch nicht aus, wie ein Blick auf die Standardisierung von Rechnungsprozessen oder das Management der Datenqualität zeigt.

Papierloses Rechnungswesen: Ein Anfang

Doch Österreich darf sich nicht auf seinem Vorsprung ausruhen. Stattdessen ist das papierlose Rechnungswesen nur der Türöffner für das eigentliche Ziel des Transformations-Prozesses: der Automatisierung der Finanzbuchhaltung. Denn ob Bar- oder Karten-Zahlung, ob digital oder in Papierform, die darauf aufbauende Buchhaltung ist noch immer höchst manuell und zeitaufwändig. Schließlich müssen Belege, Auslage und Buchungen nicht nur vorliegen, sondern auch verarbeitet werden – unabhängig davon ob digital oder Bar gezahlt wird.

Das manuelle Einpflegen von Rechnungen sowie Ausdrucken der Spesenausgaben der Mitarbeiter*innen stellt einen extrem fehleranfälligen und zeitaufwändigen Prozess für Finanzexpert:innen dar. Das belegt auch eine aktuelle Umfrage des Fintech Pleo ​​unter 3.000 deutschen Buchhalter*innen und Unternehmer*innen: zwei Drittel aller befragten Unternehmen gaben an, im monatlichen Rhythmus mindestens einen Arbeitstag für das Administrieren von Unternehmensausgaben zu verlieren. 30 weitere Prozent erhalten ihre Spesenausgaben und -Rechnungen monatlich zu spät – da scheint es nicht verwunderlich, dass dies für 20 Prozent der befragten Finance-Teams den Arbeitsalltag erschwert.

Automatisierung mithilfe digitaler Tools

Das papierlose Rechnungswesen ist die Grundlage für dessen erfolgreiche Automatisierung. Denn durch dieses können diverse Software-Tools nun ihre volle Wirkung entfalten.

Betrachten wir etwa Firmenkarten für Firmenangestellte: Die Ausgabensoftware speist die von Mitarbeiter*innen getätigten Ausgaben automatisch in Echtzeit ins System ein. Dort überträgt die Software die Daten dann in die Buchhaltungssoftware, die Rechnungen werden automatisch gespeichert, verwaltet und bearbeitet. Durch diese direkte Zuordnung von Daten zu ihrem Ursprung automatisiert das Tool repetitive, manuelle Prozesse und beugt Eingabefehler vor.

Das schafft nicht nur Zeit, sondern auch Transparenz im Rechnungswesen: Anstelle einzelnen Belegen hinterherzulaufen, können die Buchhalter*innen ihre Arbeitszeit damit verbringen, Datensätze zu interpretieren, monatliche Übersichten zu erstellen und Schwankungen wie monatliche Verläufe zu erkennen.

Der Übergang zu digitalen Zahlungsmöglichkeiten leicht gemacht – dank Fintechs

Unterstützung beim Übergang zu einem automatischen Rechnungswesen holen sich Unternehmen bei Fintechs für Ausgabenmanagement. Diese verbinden Debitkarten mit der externen Buchhaltungssoftware des Unternehmens. Für Unternehmen bringen sie die Vorteile der Praktikabilität und Schnelligkeit mit: Mit nur wenigen Klicks können Unternehmen die Debitkarten für ihr Team bestellen, innerhalb von zwei bis drei Tagen nach der Beantragung können die Karten genutzt werden.

Während die Digitalisierung weiterhin das Unternehmensmanagement prägt, zeigt sich primär im Rechnungswesen, dass digitale Lösungen eine Vielzahl an Prozessen erleichtern. Österreich hat sich eine gute digitale Basis aufgebaut. Für Unternehmen zeichnet sich der nächsten Schritt hin zur digitalen Transformation ab: Die Automatisierung.

Die Autorin

Eilika Regenbrecht ist Commercial Manager Market Expansion und Austria Lead bei Pleo. Bei dem Fintech ist sie für ein Team verantwortlich, das Kund*innen dabei berate, wie sich Unternehmensausgaben digital, zeitsparend sowie problemlos in bestehende Prozesse integrieren lassen.

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