Wien. Neue digitale Tools helfen Anwaltskanzleien, Klienten besser zu betreuen: Innovation und Team-Bindung sind Key, doch es gibt auch Risiken, so das Legal Tech Barometer 2023.
Die Ergebnisse des Legal Tech Barometer 2023 liegen vor: Sie streichen die Bedeutung digitaler Werkzeuge und mögliche Optimierungspotenziale hervor. Dabei wird der Hype um ChatGPT & Co deutlich zurechtgerückt. Die Bedeutung des Teams im Umgang mit den digitalen Tools wird unterstrichen.
Die Befragung
Das jährlich von Future-Law durchgeführte Legal Tech Barometer beleuchtet gemeinsam mit Partnern die Stimmungslage der österreichischen Rechtsbranche. Heuer gaben laut den Angaben 205 Befragte aus Anwaltskanzleien, Rechtsabteilungen, dem Notariat sowie der öffentlichen Hand Auskunft (Befragungszeitraum: Februar bis April 2023).
Nun wurden die Ergebnisse von Future-Law in Kooperation mit NTB Solutions, Fabasoft Contracts, LexisNexis und der Vereinigung der österreichischen Unternehmensjuristinnen (VUJ) präsentiert. Auf dem Bild: Manfred Guttmann (NTB), Susanne Mortimore (LexisNexis), Sophie Martinetz (Future-Law), Robin Schmeisser (FabaSoft), Andreas Balog (VUJ).
Es zeigt sich: Das Potential für Digitalisierung und Standardisierung ist hoch, es ist aber auch entscheidend, die richtigen Tools zum Einsatz zu bringen:
- Über 80% der Befragten geben an, dass Kanzleien, die innovative, digitale Tools nützen, ihrer Mandantschaft einen besseren Service bieten können.
- Zudem geben rund 75% aller Rechtsabteilungen an, dass es ihnen wichtig ist, dass eine Kanzlei digital arbeitet und Legal Tech einsetzt.
- Die Rechtsabteilungen wären sogar bereit, die Kanzlei zu wechseln, sofern sie nicht die geeigneten Tools zur Verfügung stellt (rd. 55%).
Die bedeutendsten Herausforderungen für Kanzleien sowie Rechtsabteilungen sind:
- die „Schaffung innovativer Arbeitsmethoden“ (67%),
- dicht gefolgt von „der Bindung von Jurist*innen und der laufenden Einstellung von Spitzentalenten in einem wettbewerbsintensiven Markt“ (57%) sowie
- „sich auf dem Markt als (interne:r) Top-Kundendienstleister*in profilieren“ (50%).
Der Faktor Zeit, die Bedeutung von ChatGPT & Co
Ist ChatGPT für den Rechtsbereich die Antwort auf die arbeitstechnischen Herausforderungen? Das sehen derzeit nur 28% der Befragten. Schnelle Lösungen erwartet niemand. Der Zeitfaktor ist jedenfalls kritisch und so ist Unterstützung dringend notwendig. Knapp 51% der Befragten verbringen rund 8 Stunden pro Woche mit Suchen und juristischer Recherche. Rund 66% der Befragten gaben an, dass ihre Arbeit zu etwa 30% aus sich wiederholenden Tätigkeiten besteht: Das sind 12 Stunden bei einer 40 Stunden-Arbeitswoche, also mindestens ein voller Arbeitstag, der wöchentlich dafür aufgewendet werden muss.
„Technologien und Mitarbeiter*innen sind die zentralen Kernthemen heuer“, zieht Sophie Martinetz, Future-Law-Gründerin und Managing Partnerin, Bilanz: „Rechtsabteilungen und Kanzleien leisten noch enorm viel händische Arbeit. So werden 90% aller Dokumente in Rechtsabteilungen und Kanzleien per Hand erstellt. Auch Reports und Berichte über aktuelle Fälle und Themen können von 83% der Befragten nicht rasch erstellen werden, sondern müssen manuell erarbeitet werden. Diese Aufgaben halten von den eigentlichen Kernaufgaben – nämlich der rechtlichen Beratung – enorm ab. Das macht gut ausgebildete Mitarbeiter*innen auf Dauer unzufrieden.“
Der Stand der Digitalisierung in der Rechtsbranche
Bereits mehr als die Hälfte der Rechtsabteilungen und Kanzleien setzen mittlerweile auf digitale Tools. Von sehr vielen Rechtsabteilungen/Kanzleien werden bereits folgende Tools zur Erleichterung ihres Arbeitsalltages herangezogen:
- Datenbanken/Informationsbeschaffung/juristische Recherche“ (78%)
- „Zentrale Aktenablage/Dokumentenverwaltung“ (67%)
- „Datensicherheit/Datenschutz“ (62%)
- „Buchhaltung/Abrechnung“ (61%)
Geplant sind unter anderem:
- Künstliche Intelligenz ins Unternehmen integrieren (30%)
- die Entlastung des Sekretariats (25%)
Wenig bis kaum werden derzeit ChatGPT (4%) oder Tools zur Sachverhaltsdarstellung (18%) verwendet. Jedoch werden in der Rechtsbranche nach wie vor bestehende Verträge herangezogen und überarbeitet (63%) bzw. werden Mustervorlagen manuell überarbeitet (59%). Hier gibt es auf jedenfalls Potenzial für Digitalisierung, heißt es dazu.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Die Studie hat gezeigt, dass fast die Hälfte (48%) der Rechtsabteilungen mit ihrer aktuellen Vertragsmanagement-Lösung unzufrieden ist. Das deute wohl darauf hin, dass viele Unternehmen noch nicht vollständig digitalisiert sind und ihre Prozesse nicht ausreichend berücksichtigt haben. Eine digitale Lösung allein reicht oft nicht aus, um den Anforderungen gerecht zu werden. Es ist wichtig, auch die Prozesse rund um das Vertragsmanagement zu optimieren und anzupassen, lautet die Schlussfolgerung der Studienautorinnen und -autoren.
Optimierungspotenzial wird in den Rechtsabteilungen vor allem bei der automatisierten Vertragserstellung gesehen. Erst rund 21% der Befragten von Rechtsabteilungen geben an, dass sie ein für sich passendes Tool zur Vertragserstellung gefunden und implementiert haben. Das bedeutet – wie bereits erwähnt – dass in Rechtsabteilungen großteils die Verträge manuell und händisch erstellt werden. Hier bestehe großes Potenzial, insbesondere bei der Einbindung von externen Partnern.
„Immer mehr Unternehmen stehen vor der Aufgabe, die steigenden Regulatorik- und Compliance-Anforderungen im Vertragswesen mit bestehenden Ressourcen zu bewältigen. Kaum verwunderlich, dass 53% der Rechtsabteilungen hier eine der größten Herausforderungen im Vertragsmanagement erkennen. Eine moderne Vertragsmanagement-Software muss diese Anforderungen erfüllen“, so Robin Schmeisser, Geschäftsführer Fabasoft Contracts GmbH.
Die Trends und die Risiken des Abwartens
Großes Potenzial wird darin gesehen, dass über 70% in den kommenden drei Jahre generell Mehrinvestitionen in Technologien leisten möchte. Dabei planen sie vor allem eine stärkere Nutzung digitaler Werkzeuge und Lösungen, heißt es. Der Druck in Richtung mehr Digitalisierung in der Rechtsbranche sei also stark.
LexisNexis CEO Susanne Mortimore: „Die Umfrage zeigt: Rechtsrecherche ist für die Rechtsbranche immer noch der zentralste aber auch aufwendigste Erfolgsfaktor. Digitalisierung ist also mittlerweile ein Muss. In kürzerer Zeit zu den besseren Antworten ist das Ziel. Legal Intelligence ist der Weg.“
Wenn rund 66% der Befragten angeben, dass ihre Arbeit um die 30% aus sich wiederholenden Tätigkeiten besteht, bedeutet das, dass Jurist*innen bei einer 40 Stunden Arbeitswoche etwa einen vollen Arbeitstag pro Woche mit sich wiederholenden Tätigkeiten verbringen. Dies unterstreiche die Notwendigkeit von Automatisierung und Digitalisierung im juristischen Bereich, um effizientere Arbeitsabläufe zu schaffen und den Fokus auf komplexe Aufgaben zu legen, die einen höheren Mehrwert für die Mandantschaft bringen. Hier könne Digitalisierung als Chance gesehen werden, die Jurist*innen zu entlasten, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
