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Bildung & Uni, Business, Tools

Erfolgreiche virtuelle Meetings: Diese Tipps helfen auf Teams und Zoom

©ejn

Plan & Fokus. Eine neue Studie der Uni Wien zeigt, wie virtuelle Meetings verbessert werden können. Die grassierende Passivität überwinden ist das Wichtigste.

Virtuelle Meetings haben noch viel Luft nach oben, was den Erfolg betrifft – zu diesem Ergebnis kommt jedenfalls das interdisziplinäre Forschungsprojekt COME – Cooperative Meetings der Universität Wien.

Bei COME werden 887 Teilnehmende beleuchtet, gefördert aus Mitteln des Digifonds der Arbeiterkammer Wien und mit Partnern wie Magenta, Gewerkschaft VIDA u.a. Zu einem erfolgreichen Meeting gehört demnach mehr als nur passende technische Ausstattung, so die Studienautorinnen ao. Univ. Prof. Michaela Schaffhauser-Linzatti und Meetingexpertin Irene Kernthaler-Moser.

In ihrer Studie erarbeiten sie zahlreiche Tipps, wie virtuelle Meetings verbessert werden können, heißt es. Die Uni stellt die Ergebnisse in Videos sowie später (am 4. Juni) im Detail vor, gibt aber schon jetzt erste Einblicke.

Bei Online-Konferenzen sind wir passiver

Homeoffice ist für viele Menschen in Bürojobs aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Dazu gehören auch virtuelle Meetings, ein nicht immer leichtes Unterfangen, wie die neue Studie deutlich zeige. Fast jede:r Dritte verhalte sich in virtuellen Meetings passiver als bei persönlichen Meetings.

„Mitarbeiter:innen stecken in einem Dilemma: Sie schätzen ihre Homeoffice-Zeiten und spüren gleichzeitig, dass sie virtuell weniger zu Wort kommen und sich ihre Gestaltungsmöglichkeiten verringern“, erklärt Irene Kernthaler-Moser, eine der Autor:innen: „Organisationen, die sich dieser Herausforderung nicht stellen, laufen Gefahr den fachlichen und emotionalen Input von gut einem Drittel ihrer Mitarbeiter:innen zu verlieren.“

Die Forschungsergebnisse zeigen, dass viele Mitarbeiter:innen in virtuellen Meetings gleichzeitig an anderen Aufgaben arbeiten, was die Qualität der Meetings beeinträchtigt. „65 Prozent der Teilnehmer:innen geben an, nebenbei in virtuellen Meetings an etwas anderem zu arbeiten“, sagt Michaela Schaffhauser-Linzatti, ebenfalls eine der Studienautor:innen. „Dieses vermeintliche Multitasking bleibt aber oft nicht unbemerkt, 55 Prozent fühlen sich durch abgelenkte Kolleg:innen in Online-Meetings gestört.“

Das Problem sind E-Mails und Nebenbeschäftigungen

Abgelenkt werden die meisten in virtuellen Meetings aber nicht von privaten Dingen, sondern von anderen Aufgaben im Job. Die beiden häufigsten „Übeltäter“ sind das Bearbeiten von E-Mails (bei 74 Prozent der Befragten) und das Arbeiten an anderen Projekten (57 Prozent).

Vor allem Männer, Personen mit Führungsfunktion und Personen mit viel Arbeitszeit bearbeiten nebenbei ihre E-Mails. Ebenso verleiten starke Hierarchien in Unternehmen dazu, nebenbei etwas anderes zu machen, heißt es.

Was hilft bei Meetings?

Es sind im Endeffekt kleine Tricks, die helfen, bei Meetings aktiv dabei zu sein, so die Uni Wien:

Zuerst die Frage nach dem Sinn stellen

Knapp die Hälfte (43 Prozent) aller Teilnehmenden nehmen oft oder manchmal an Meetings teil, bei denen ihnen ihre Aufgabe unklar ist. Lediglich 16 Prozent aller Teilnehmer:innen kennen ihre Aufgabe im Meeting immer genau. „Wenn einem also unklar ist, warum man zu einem Meeting eingeladen wurde, sollte man einfach höflich nachfragen, warum die Anwesenheit gewünscht ist. Eine klare inhaltliche Agenda hilft außerdem“, so Kernthaler-Moser. Arbeit in Kleingruppen (virtuelle Break-Out-Rooms) und regelmäßige Pausen sind auch wichtige Faktoren, um virtuelle Meetings sinnvoll zu gestalten und alle Beteiligten am Ball zu halten.

Die richtige Planung ist alles

Wichtig ist auch das Ziel eines Meetings bei der Planung im Blick zu haben. Denn eine weitere Erkenntnis der Studie ist, dass die Arbeitsergebnisse in manchen virtuellen Meetings im Vergleich zu physischen Meetings schlechter sind. Insbesondere bei Diskussionen und Ideenfindung gaben die Teilnehmer:innen an, dass die inhaltliche Qualität in virtuellen Meetings deutlich schlechter ist.

„Es kann sich also lohnen Meetings zur Ideenfindung so zu planen, dass möglichst alle vor Ort dabei sein können. Homeoffice-Zeiten wiederum können gut für Info-Meetings genutzt werden“, rät Schaffhauser-Linzatti.

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