e-Rechnung wird Pflicht. Dienstleister EDITEL will mit einem neuen Guide die Regeln zu e-Invoicing und e-Reporting in den einzelnen EU-Staaten verdeutlichen.
Konkret soll der e-Guide „das Knäuel an einzelstaatlichen Regelungen entwirren“, wie es in einer Aussendung heißt.
Die Uhr tickt
Ab 1.1.2027 müssen alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland und einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Geschäft strukturierte e-Rechnungen ausstellen. Die Slowakei startet am gleichen Tag die e-Rechnungspflicht in Verbindung mit dem e-Reporting an die Finanzbehörden. Frankreich hat eine ähnliche Regelung – mit Übergangsfristen für kleinere Unternehmen – bereits mit 1. September 2026 eingeführt.
Was in einigen EU-Ländern schon jetzt oder demnächst verpflichtend ist, wird sukzessive in allen Mitgliedsstaaten umgesetzt: Die EU-Mehrwertsteuerreform ViDA (VAT in the Digital Age) versetze den Digitalisierungsbestrebungen im Rechnungswesen einen massiven Schub.
Deutschland-Regel betrifft auch österreichische Unternehmen
Wichtig ist, dass durch die Regelungen unter bestimmten Bedingungen auch Geschäftspartner in anderen EU-Staaten unter Zugzwang kommen. Insbesondere der Stichtag in Deutschland, der größten europäischen Volkswirtschaft, hat daher Auswirkungen.
Laut dem statistischen Bundesamt gibt es in Deutschland rund 3,1 Millionen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Die Zahl derer, die auf einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro kommen, wird auf rund eine halbe Million geschätzt. Diese Unternehmen müssen, wenn sie im B2B-Geschäft Rechnungen ausstellen, ab 1.1.2027 strukturierte e-Rechnungen an ihre Geschäftspartner liefern. Tun sie das nicht, kann es für den Rechnungsempfänger zu massiven Problemen beim Vorsteuerabzug kommen. Eine Rechnung, die als bloße PDF-Datei versandt wird, ist umsatzsteuerrechtlich nicht wirksam, so EDITEL.
Verschiedenen Umfragen zufolge können derzeit mehr als 50% der deutschen Unternehmen noch keine gesetzeskonforme e-Rechnung ausstellen. „Die Zeit drängt, vor allem auch vor dem Hintergrund, dass ab 1.1.2028 die Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten e-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Geschäft gelten wird“, so Gerd Marlovits, Geschäftsführer EDITEL Austria: „Auch wenn es in Österreich im B2B-Bereich noch keine Verpflichtung zur Ausstellung einer e-Rechnung gibt, können österreichische Unternehmen mit umsatzsteuerpflichtigen Betriebstätten in anderen EU-Ländern wie Deutschland oder der Slowakei von den Regelungen betroffen sein.“
Dazu kommt, dass große Unternehmen, die auf den automatisierten Empfang von e-Rechnungen umgestellt haben, ihre Lieferanten in anderen EU-Ländern dazu auffordern könnten, Rechnungen in den entsprechenden Formaten bereitzustellen.
Echtzeitmeldungen an die Behörden
Während einige Länder, wie etwa Deutschland, vorerst nur die Verpflichtung zur Ausstellung, den Empfang und die Verarbeitung von strukturierten elektronischen Rechnungen einführen, gehen andere Länder bereits einen Schritt weiter. So will etwa Frankreich die Ausstellung einer e-Rechnung mit einem automatisierten e-Reporting von bestimmten Transaktions-, Zahlungs- und anderen Daten an die Steuerverwaltung verknüpfen. In Kroatien wird dieses Modell bereits angewendet.
In der Slowakei soll ein ähnliches Modell mit einer Realtime-Meldung bzw. „Near-Real-Time“-Meldung über zertifizierte Dienstleister an die Finanzbehörden ab 1.1.2027 verpflichtend sein. Als erstes Unternehmen habe Editel bereits eine Zertifizierung der slowakischen Behörden erhalten. Auch Slowenien plant ab 2028 eine ähnliche Lösung unter Einschaltung von zertifizierten Dienstleistern.
Tomasz Kuciel, Leiter des e-Invoicing Competence Centers bei EDITEL: „Die Einführung von verpflichtenden e-Invoicing-Regelungen im B2B-Bereich ist nur ein erster Schritt. Spätestens mit der endgültigen Umsetzung von ViDA und dem damit verbundenen EU-weiten digitalen Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen Mitte 2030 wird e-Reporting zum Standard werden. Deshalb haben wir uns in unserem e-Guide auch mit diesem Thema befasst und geben einen umfassenden Überblick über die schon vorhandenen bzw. kommenden e-Reporting-Regelungen und ihre ViDA-Konformität.“
Der Blick auf die Sonnenseite von VIDA
Die neuen gesetzlichen Vorschriften in puncto e-Invoice und e-Reporting sollten allerdings nicht nur als Verpflichtung wahrgenommen werden, heißt es bei EDITEL: Sie seien auch eine Chance zur Steigerung der Effizienz bei den nachgelagerten Geschäftsprozessen. Strukturierte e-Rechnungen können von den Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert verarbeitet werden und sparen damit wertvolle Zeit und Geld, wird versprochen.
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