Print statt Digital. Ab 1. August ist in Deutschland die Papierform Pflicht, was wichtige Änderungen der betrieblichen Altersvorsorge betrifft. Bei Verstößen drohen Strafen in Höhe von bis zu 2.000 Euro pro Fall, warnt Kanzlei Hogan Lovells.
Zum 1. August 2022 tritt in Deutschland eine Reform des Nachweisgesetzes in Kraft, welches Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmern die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich mitzuteilen. Obwohl der europäische Gesetzgeber auch die elektronische Form dafür zulässt, bleibt es für Arbeitgeber in Deutschland dabei, dass sie diese Mitteilung im Original unterschreiben müssen. Wird dies nicht beachtet, droht in Zukunft ein Bußgeld bis zu 2.000 Euro pro Verstoß, warnt die Wirtschaftskanzlei Hogan Lovells.
Informationspflicht bei betrieblicher Altersversorgung
Schon bisher erfasste die Nachweispflicht auch die betriebliche Altersversorgung. Neu sei, dass nun auch Name und Anschrift eines Versorgungsträgers mitgeteilt werden müssen, so Hogan Lovells. „Auch wenn der Gesetzgeber nun zur betrieblichen Altersversorgung ausdrücklich vorschreibt, dass Name und Anschrift eines externen Versorgungsträgers anzugeben sind, bedeutet dies nicht, dass damit weitere Angaben ausgeschlossen werden. Betriebliche Altersversorgung ist nach wie vor ein Teil des Arbeitsentgelts, so dass darüber informiert werden muss. Auch Änderungen der Arbeitsbedingungen müssen schriftlich mitgeteilt werden, was insbesondere der Vereinbarung einer Entgeltumwandlung allein über Online-Portale entgegenstehen kann“, so Thomas Frank, Rechtsanwalt bei der Wirtschaftskanzlei Hogan Lovells.
Es gibt Ausnahmen – und Ausnahmen von den Ausnahmen
Allerdings müsse der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers nicht vom Arbeitgeber angegeben werden, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Information verpflichtet ist. Demnach reiche es jedoch nicht aus, wenn er dies tatsächlich tut, sondern er müsse dazu verpflichtet sein. Für Pensionsfonds, Pensionskassen und Lebensversicherungsunternehmen ergebe sich eine solche Pflicht aus dem Gesetz, so Frank. Für Unterstützungskassen könnte eine entsprechende Verpflichtung in den Leistungsplan aufgenommen werden. Treuhänder im Rahmen von so genannten Contractual Trust Arrangements seien dagegen keine Versorgungsträger, so dass sie von der Angabepflicht nicht erfasst sind.
„Wenn der Versorgungsträger anstelle des Arbeitgebers Name und Anschrift mitteilt, ist keine Originalunterschrift erforderlich. Denn der Versorgungsträger übernimmt nicht die Nachweispflicht als Ganzes, sondern nur die Information. Für Pensionsfonds, Pensionskassen und Lebensversicherungsunternehmen reicht die elektronische Form oder Papierform. Die Angaben zur betrieblichen Altersversorgung können durch einen Verweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ersetzt werden. Weder dem Gesetzentwurf noch der zu Grunde liegenden Arbeitsbedingungen-Richtlinie lässt sich klar entnehmen, ob dann darin auch die Angaben zum Versorgungsträger enthalten sein müssen. Oft ist dies nicht der Fall, so dass ein Verweis auf diese Regelwerke möglicherweise nicht ausreicht“, so Frank.
