Gastbeitrag Home Office und Arbeitsrecht: „Telearbeit nimmt zu – wie ist sie richtig umzusetzen?“

Wien. Die Telearbeit erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Der Arbeitnehmer kann Familie und Beruf besser vereinbaren und der Arbeitgeber spart Kosten, da er keinen Arbeitsplatz oder nur einen Arbeitsplatz für mehrere Arbeitnehmer einrichten muss. Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer glauben genau zu wissen, was Telearbeit, häufig auch als „Home Office“ bezeichnet, bedeutet.

Allzu oft wird sie aber nur halbherzig oder ohne sorgfältige organisatorische und arbeitsrechtliche Vorbereitungen durchgeführt, schreibt Maria Sablatnig, Expertin für Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht beim Beratungsunternehmen Ecovis Austria und Autorin dieses Gastbeitrags. Der folgende Leitfaden soll Licht ins Dunkel der arbeitsrechtlichen Regelungen und praktischen Umsetzungsmöglichkeiten bringen.

Telearbeit – eine Nabelschau

Nach arbeitsrechtlicher Definition ist Telearbeit die regelmäßige Verrichtung von Arbeit außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten des Arbeitsgebers unter Verwendung von Informationstechnologien (z.B. Internet, Telefon).

Telearbeit kann auf Grundlage eines echten Dienstvertrages, eines freien Dienstvertrages oder eines Werkvertrages vereinbart werden. Aber Achtung: Telearbeit ist gesetzlich nicht geregelt. Bestimmungen über Telearbeit finden sich in einzelnen Kollektivverträgen, sowie in der „Rahmenvereinbarung über Telearbeit 2002“ der Europäischen Sozialpartner.

Es werden verschiedene Formen der Telearbeit unterschieden:

• Bei der Teleheimarbeit verrichtet der Arbeitnehmer die gesamte Arbeit als Heimarbeit in seiner eigenen Wohnung (Arbeitszimmer). Ein Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Unternehmens existiert nicht.
• Alternierende Telearbeit ist die vorherrschende Variante der Telearbeit. Hierbei wird abwechselnd zu Hause und im Unternehmen gearbeitet. Das Unternehmen stellt für die Arbeit mehreren Personen einen Arbeitsplatz zur Verfügung, der dann von ihnen zu unterschiedlichen und miteinander abgesprochenen Zeiten genutzt wird.
• Die Mobile Telearbeit wird hauptsächlich von Vertretern, Kundenbetreuern und ähnlichen Berufsgruppen praktiziert. Hierbei stehen die Tätigkeit an wechselnden Arbeitsorten (z.B. bei verschiedenen Kunden) sowie der Fernzugriff auf die unternehmensinterne IT-Infrastruktur im Mittelpunkt.

Telearbeit in einem echten Dienstverhältnis

Liegt ein echtes Dienstverhältnis vor, gilt natürlich auch für Telearbeiter das Arbeitsrecht uneingeschränkt. Das heißt: alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen wie Urlaubsrecht, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsruhegesetz, Dienstnehmerhaftpflichtgesetz, Regelungen betreffend den Arbeitnehmerschutz sowie die Kollektivverträge sind zu beachten.

Die wichtigsten Punkte in Zusammenhang mit Telearbeit sind unter anderem:

• Vor Beginn der Telearbeit muss immer eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden. Zwei Fälle sind möglich – der Arbeitnehmer wurde bereits als Telearbeitnehmer eingestellt, oder das Arbeitsverhältnis bestand schon, bevor der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber den Wunsch äußert, Telearbeit zu vereinbaren.
• Der Arbeitgeber hat dem Telearbeitnehmer folgende schriftliche Informationen zur Verfügung zu stellen: Welcher Kollektivvertrag kommt zur Anwendung, welche Arbeit hat der Arbeitnehmer zu verrichten, wie sieht die organisatorische Eingliederung ins Unternehmen aus und wer ist der zuständige Vorgesetzte im Unternehmen.
• Für die bei der Telearbeit erforderlichen Arbeitsmittel ist der Arbeitgeber sowohl für die Bereitstellung, die Installation, als auch für die Wartung verantwortlich. Dem Telearbeitnehmer sind die durch die Telearbeit entstehenden Kosten (wie z.B. Internetkosten, Telefonkosten) zu ersetzen. Dieser Kostenersatz kann entweder in Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten oder pauschal erfolgen.
• Der Telearbeitnehmer muss wissen, an wen er sich bei technischen Problemen wenden kann.
• Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Maßnahmen getroffen werden, um zu verhindern, dass der Telearbeitnehmer vom Rest der Belegschaft isoliert wird und ihm ein regelmäßiges Zusammentreffen mit Kollegen und Zugang zu Unternehmensinformationen zu ermöglichen.
• Der Telearbeitnehmer darf nicht von Aus- und Weiterbildungs- und Karriereentwicklungsmöglichkeiten ausgeschlossen werden.
• Auch die einem Telearbeitnehmer zur Verfügung gestellten Bildschirmgeräte und sonstigen Einrichtungen (Eingabe- oder Datenerfassungsvorrichtungen, sowie Zusatzgeräte, Arbeitstische bzw. Arbeitsflächen und Sitzgelegenheiten) müssen den technischen Anforderungen des Arbeitnehmerinnenschutzgesetzes entsprechen. Wird vereinbart, dass der Arbeitnehmer seine eigene Ausrüstung verwendet, ist der Arbeitgeber nicht für die Ergonomie des Equipments verantwortlich.
• Arbeitgeber, Arbeitnehmervertreter sowie das Arbeitsinspektorat dürfen den Telearbeitsplatz nur nach vorheriger Zustimmung des Arbeitnehmers betreten.
• Grundsätzlich gelten alle Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes (AZG) und des Arbeitsruhegesetzes (ARG) wie beispielsweise die Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, die Pausenregelungen, die Feiertagsruhe sowie die Verpflichtung, Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Es ist zu empfehlen, in die Telearbeitsvereinbarung Bestimmungen aufzunehmen, die regeln, welche Arbeitszeit der Telearbeitnehmer einzuhalten und wann er erreichbar zu sein hat sowie bei alternierender Telearbeit, welche Tage und in welchem Ausmaß er in der Arbeitsstätte und an welchenTagen er zu Hause arbeiten wird, sowie Bestimmungen über die Verpflichtung, Arbeitszeitaufzeichnungen führen zu müssen.
• Für Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen und die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können, sieht das AZG eine erleichterte Arbeitsaufzeichnung vor, denn es genügen Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit. Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Pausen brauchen nicht aufgezeichnet werden. Durch Betriebsvereinbarung kann in diesen Fällen die Arbeitsaufzeichnungspflicht auch dem Arbeitnehmer selbst übertragen werden. Den Arbeitgeber trifft dann nur die Pflicht, den Telearbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten, sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und sie zu kontrollieren.
• Um den Schutz der vomTelearbeitnehmer für berufliche Zwecke benutzten und verarbeiteten Daten sicherzustellen, muss der Arbeitgeber geeignete Maßnahmen treffen. Der Arbeitgeber hat den Telearbeitnehmer über alle einschlägigen gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften und Regeln über den Datenschutz zu informieren. Der Arbeitnehmer ist für deren Einhaltung verantwortlich. Es wird daher empfohlen, eine Datenschutzklausel im Telearbeitsvertrag zu vereinbaren.

Autorin Mag. Maria Sablatnig ist Expertin für Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht bei ECOVIS Austria.

Link: Ecovis