Hagenauer, Petsche, Mortimore, Reichetseder, Kampusch ©Barbara Wirl
Neue Tools. LexisNexis und Baker McKenzie starten mit Beratungsfirma .Loupe „Lexis WhistleComplete“: Ein Hinweisgeber-System als externes Service für Unternehmen und Gemeinden.
Mit dem Hinweisgebersystem sind Unternehmen und Gemeinden auf die Umsetzung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie vorbereitet, die mit 17. Dezember 2021 in österreichisches Recht umgesetzt sein soll, heißt es bei Fachverlag LexisNexis: Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden sowie Gemeinden ab 10.000 Einwohnern ist die Bereitstellung eines internen Meldekanals dann mit 2022 zwingend.
Ziel der Richtlinie ist es, Verstöße aufzudecken und Unternehmen die Chance zu geben, rechtzeitig auf internes Fehlverhalten zu reagieren und öffentliche Skandale zu vermeiden, wie es heißt.
„Whistleblowing-Check as a Service“
LexisNexis habe Lexis WhistleComplete gemeinsam mit .Loupe und der internationalen Wirtschaftskanzlei Baker McKenzie als digitalen internen und anonymen Meldekanal entwickelt. Als Besonderheit umfasse es auch eine externe, neutrale Bewertung aller eingehenden Hinweise und die anwaltliche Handlungsempfehlung in kritischen Fällen.
Diese Auslagerung der inhaltlichen Bearbeitung sorge für eine sichere, rechtskonforme Aufklärung. Das System sei einfach eingerichtet und biete einen fertig definierten Bearbeitungsprozess. Susanne Mortimore, CEO von LexisNexis Österreich, sieht die Compliance Officer dadurch entlastet: „Bei der Entwicklung von Lexis WhistleComplete war es uns besonders wichtig, als erster Anbieter in Österreich überhaupt eine fix-fertige Komplett-Lösung zu entwickeln. Komplett bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Compliance-Verantwortliche alle Anforderungen, Prozesse und Problemstellungen mit einem Tool abbilden können.“
Der Ablauf
Konkret werden eingehende Hinweise einer kritischen Erstprüfung durch das Team von .Loupe (fobi solutions GmbH) unterzogen, wie es heißt – spezialisiert auf Compliance-Themen und auch die technische Seite. Relevante Hinweise werden dann von Anwaltskanzlei Baker McKenzie nochmals geprüft und gehen gemeinsam mit einer Handlungsempfehlung an den Compliance Officer des Kunden.
Alexander Petsche, Rechtsanwalt und Partner bei Baker McKenzie, betont die permanente Verfügbarkeit: „Telefonie-Systeme oder Postkästen, die in irgendeinem Eck aufgehängt werden, haben sich nicht bewährt.“ Man müsse es den Hinweisgebern möglichst leicht machen, Hinweise abzugeben, gleichzeitig Objektivität und Vertraulichkeit, insbesondere hinsichtlich der Identität des Hinweisgebers wahren und innerhalb bestimmter Fristen Rückmeldung zum jeweiligen Hinweis geben.
„Die Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie sollte von Unternehmen eigentlich als Chance verstanden werden, bis dato unbekannte Risiken oder Fehlverhalten in der Organisation zu identifizieren und in Zukunft vermeiden zu können.“, meint Martin Reichetseder, CEO von .Loupe. MitarbeiterInnen würden ohne Angst und Scheu die Rolle von „Risiko-Managern“ übernehmen, sobald eine Organisation einen richtlinienkonformen Meldeprozess zur Verfügung stellt.
