Open Spaces. Fünf „Todsünden bei der Planung von Großraumbüros“ hat das Münchner Beratungsunternehmen conceptsued identifiziert: Manche sind offensichtlich, andere subtiler.
Immer mehr Unternehmen setzen auf die Einrichtung von Großraumbüros. Davon sind nicht alle Mitarbeiter begeistert. Wie so häufig kommt es auf die richtige Planung an, ob die neue Arbeitswelt ein Erfolg wird oder nicht.
„Fakt ist, dass offene Bürokonzepte den gewachsenen Anforderungen an Kommunikation und soziale Interaktion in Unternehmen entsprechen müssen. Aber nur durch eine gute Planung und Umsetzung lässt sich das Potenzial entfalten, das die offene Bürolandschaft bietet, nämlich die geistige Freiheit der Mitarbeiter zu unterstützen und damit die Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen“, meit Timo Brehme, Gründer und Geschäftsführer der conceptsued gmbh.
Das deutschlandweit sowie in Österreich aufgestellte Beratungsunternehmen unterstützt nach eigenen Angaben nationale und internationale Firmen seit 2003 bei der Auswahl und Neugestaltung von Gewerbeimmobilien. Häufig werden gravierenden Fehler bei der Einführung solcher Arbeitswelten begangen, heißt es.
Fehler 1: Platzsparen im Fokus
Hauptmotiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. Brehme: „Unter dem Deckmantel offenerer Kommunikation werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Unternehmer, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind.“
Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen, meint der Experte: „Wer nicht in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit statt sie zu fördern. Dabei sollte Unternehmern auch bewusst sein: Häufig sind Raumkosten wesentlich niedriger als Personalkosten. Der Mehrwert durch die Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist wesentlich nachhaltiger, als durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte.“
Fehler 2: Mitarbeiter haben keine Stimme
Um die 1990er Jahre geborene Generationen sind in einer globalisierten und digitalisierten Welt aufgewachsen. Sie haben oft schon im Schulalter gelernt, flexibel, mobil und im Team zu arbeiten. Best Ager hingegen haben ihr Berufsleben weitestgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht.
Daher berge es viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich Open-Space-Büros planen. Viele Chefs stellen ihr Team trotzdem vor vollendete Tatsachen, anstatt sie in den Change-Management-Prozess einzubinden. Damit sei das Scheitern der Akzeptanz vorprogrammiert.
„Seinen Mitarbeitern zu sagen: ‚Hier ist euer neues Großraumbüro, kommt damit klar.‘ funktioniert nicht. Jeder Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden – und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung abgesteckten Rahmens“, sagt Brehme.
Denn der Umzug in ein Großraumbüro schafft für jeden neue Freiheiten, aber ebenso Pflichten. Daher müssen gemeinsam Richtlinien für eine neue Bürokultur erarbeitet werden. Brehme: „Eine Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team überstülpen. Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen. In Gesprächen und Workshops lässt sich herausfinden, wie die Mitarbeiter bisher gearbeitet haben und wie sie künftig arbeiten könnten und möchten, um schnell, flexibel und zufrieden zu sein.“
Fehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung
Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch auf einem festen Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmer daher längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber auch erreicht werden können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office wie auch im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, müssen Unternehmer in die entsprechende Technik investieren.
So ist eine Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich. Weitere Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten.
„Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heißt: Raum, Organisation und Technik müssen zusammenpassen“, meint Brehme.
Fehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten
Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten. Diese in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen, vergessen Unternehmer häufig. „Firmenchefs müssen dafür sorgen, dass das Verhältnis zwischen kommunikativem und konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden Mitarbeiter sehr schnell unzufrieden“, sagt Brehme.
Eine Faustformel für die Verteilung der Flächen gebe es dabei nicht, weil diese stark von der vorgesehenen Nutzung und den Räumlichkeiten selbst abhängt. Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig einzelne schließbare Räume sein. Auch Think Tanks, Telefonzellen oder intelligente Möblierungen schaffen Rückzugszonen, Mobilität und unterschiedliche Arbeitsatmosphären innerhalb der Open Spaces.
Fehler 5: Zu viele Störfaktoren
Lärm ist der erste Faktor, der Unternehmern und Angestellten einfällt, wenn sie an Störquellen im Großraumbüro denken. Tatsächlich aber ist es nicht nur notwendig, die Akustik in der Bürolandschaft zu planen. Brehme: „Wenn es um einen optimalen Workflow und Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen Raumplaner neben Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick haben.“
Dabei spielen Verkehrswege eine wichtige Rolle, heißt es: Wo werden beispielsweise Sofalandschaften aufgebaut, wo eine Lounge eingerichtet, wo der Kicker aufgestellt?
Brehme: „Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen aufzustellen ist optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber Nonsens. Denn, wer soll sich hier hinsetzen, um mit Kunden zu telefonieren, während die Kollegen nebenan arbeiten? Zudem muss auch der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe Personen wie Klienten oder Getränkelieferanten sollten Großraumbüros nicht durchschreiten müssen. Das lenkt die Mitarbeiter unnötig ab.“
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